Le monde "actuel"

Il n’est aucunement question de se lancer ici dans une tentative de caractérisation de l’état du monde ! Toutefois quelques constats rassemblent la plupart des observateurs des entreprises :

-   Tout d'abord, à force de pression sur les résultats et de contraintes, les acteurs sont de plus en plus en quête de sens ;

-   La stratégie de l’entreprise a moins d’opportunité de s’appuyer sur l’exploitation de « vaches à lait » comme les nouveaux modèles de marketing le montrent, il faut prendre des risques, investir en espérant des retours sur investissements ;

-   La demande est extrêmement fluctuante, changeante, très liée aux innovations réelles ou cosmétiques;

-   L'amélioration des processus métiers en vue  d'en augmenter la performance est indispensable, mais sûrement pas suffisante ; la culture de la production n’est plus la seule issue ;

-   La réactivité est vitale, il faut très vite proposer le produit ou service novateur, occuper le marché ou bien en créer un.

Ces constats s'adressent à plusieurs niveaux de préoccupation des entreprises,

-   leur mission de délivrer des produits ou services attendus,

-   leurs stratégies commerciale et industrielle,

-   mais aussi leurs diverses responsabilités conjointement avec les autres parties prenantes.

Il faut donc pouvoir concevoir, fabriquer et proposer le produit/service innovant ayant une valeur différenciatrice et respectant l’éthique choisie par l’entreprise (responsabilité sociale, développement durable, …), aussi rapidement que possible et à un coût précisé et fixe.

Le triangle "périmètre - coût – délais", primordial, doit être clairement défini (qu’est-ce que je veux, à quel prix et pour quelle date ?), les exigences et contraintes doivent être précisées et respectées !

Il va falloir ensuite que les écarts, les aléas, les risques soient détectés, traités, que des décisions soient prises, afin de ne pas subir les évènements, de garder le cap vers l’objectif fixé : En quelques mots, mieux définir, mieux maîtriser et, « last but not least » mieux manager !

1.    Mieux définir : Se comporter en Stratège

L’idée est, bien sûr, de mieux choisir son avenir, de pré agir, de fixer des objectifs, de se donner les moyens de les atteindre, or le fonctionnement de l’entreprise, la gestion des activités, peut s’organiser suivant deux façons : le mode opération et le mode projet.

Mode opération

C’est le mode qui correspond à des organisations traditionnelles de production, dans lequel, grâce des processus bien déterminés, on réagit du mieux possible à un événement déclencheur : "Il est huit heures, donc je fais telle opération", "la cuisson du rôti vient de se terminer, donc je lance l’opération de découpage…".

C’est un fonctionnement basé sur la réaction, où l’on se situe dans un espace-temps "passé proche – présent", très adapté à un monde procédural, où les activités sont répétitives et se prêtent à un travail d’amélioration, fut-ce un processus d'"amélioration continue".

Ce mode où l’on constate et où l’on réagit ensuite ne correspond pas vraiment au souhait que nous évoquions de prévoir, de s'adapter aux évolutions de l'environnement…

Mode projet

Le mode projet, lui, oblige à réfléchir à ce que l’on veut obtenir, à quel prix, pour quelle date : On va travailler dans un autre espace-temps : Je réfléchis (au présent) à ce que je veux obtenir (dans le futur), je me fixe un objectif qui cristallise une vision: je prévois, je planifie…

Je prends donc mes chances de forger mon futur, de mieux maîtriser l’évolution systémique de mon organisation : c’est en cela que le mode projet nous semble mieux adapté au monde actuel. Il coordonne les différentes temporalités auxquelles l'entreprise est soumise, pourvu qu'il soit aligné avec la mission plutôt que de répondre aux injonctions de la mode …

Valeur ajoutée, intérêt et conséquences du mode projet

L’intérêt premier du passage au mode projet est qu'il implique nécessairement la définition d'une direction ; savoir vers où l’on veut aller, définir des objectifs, préciser des exigences.

Conséquence : Il va falloir très vite se mettre au travail pour définir ce que l’on veut obtenir, et ce n’est pas forcément une mince affaire !

Il faudra ensuite se donner les moyens pour arriver aux objectifs, accepter de "miser" avant d’avoir un résultat, ce qui demande du cœur. Nous constatons que beaucoup de dirigeants préfèrent gérer une décroissance "pépère" que prendre des risques en investissant. En vertu de quelles motivations ?

Précisons que "se donner les moyens" recouvre plusieurs aspects qui vont des moyens techniques et financiers aux moyens humains, bien sûr, sans oublier les moyens méthodologiques, la formation et l’accompagnement par des spécialistes. Ce regard extérieur est bien souvent bénéfique, dans tous les sens du terme. Il n’est pas si évident que cela de manager un projet, d’avoir le recul nécessaire pour analyser des écarts, des problèmes, des dysfonctionnements, surtout quand notre avis est biaisé par l’appartenance à une culture d’entreprise et d'autres représentations.

Il est incontestable que choisir de se mettre en mode projet va créer une réelle dynamique. Fixer des objectifs, mesurables, atteignables et datés, préciser des limites qui permettent d’être exigeant et rigoureux, partager l'information sur la progression, co construire, tout cela est motivant.

D'autres approches nous ont appris depuis assez longtemps maintenant que le résultat dépend du processus. Le mot résultat recouvre autant sa définition rationnelle que la satisfaction et la reconnaissance de ceux qui ont participé à son élaboration.

Dénué d'idéologie ou bien les admettant toutes, le management de projet rassemble toutes ses parties prenantes autour de l'élaboration du résultat attendu, pour autant qu'on en respecte les quelques règles simples évoquées plus haut (du sens, du temps au bon moment et des moyens).

Et tout cela nous semble correspondre aux besoins du monde actuel …

2.    Mieux Maîtriser : L'agilité face à l'incertain

Accepter l’incertitude

Travailler en mode projet exige bien sûr d’accepter de bien définir et valider ce que l’on veut obtenir, mais que veut dire "bien" définir ? Peut-on tout prévoir ? Tout imaginer ? La réponse est évidente … et négative, du moins pour tous ceux qui admettent qu’ils ne sont pas d’essence divine.

Un projet est une projection dans le futur, avec des prévisions, des estimations, ce qui implique de l’incertitude et de l’instabilité, donc des risques ; il faut l’accepter, ne pas refuser cette évidence, éviter les incantations et essayer de bien vivre dans l’incertitude.

Incertitude qui peut avoir des aspects vertueux : des opportunités peuvent apparaître et être saisies, à condition que la gouvernance du projet permette une réelle adaptabilité.

Il est certain qu’il y aura des écarts par rapport aux prévisions. Il y aura donc nécessité de détecter ces écarts, d’en identifier les causes et d'imaginer des solutions qui permettront soit de les combler, soit de choisir un autre chemin, puis de prendre des décisions pour choisir la solution la plus opportune.

Prendre ses responsabilités

Tout cela veut dire qu’un décideur qui choisit le mode projet accepte que "ça ne se passera pas comme prévu" et qu’il devra se mettre en capacité de prendre des décisions, au meilleur moment, de les expliciter (du sens et des moyens encore) et de les faire appliquer.

Penser que, le fait d’avoir contractualisé la réalisation d’un projet avec une entité externe, nous enlève toute responsabilité, signifiant ainsi qu’on n’accepte aucun aléa, aucun changement, c'est avouer qu'on ne travaille pas en mode projet, ou bien qu'on fait l’autruche !

3.    Mieux manager : Donner du sens

L’incertitude, autant liée aux risques à prendre qu'à l'époque, n’est confortable pour personne, ni pour les décideurs, ni pour les équipes.

Le management de l'équipe sera donc primordial : maintenir son énergie, garder un niveau important de motivation, même dans les moments difficiles, animer la relation avec les membres de l’équipe et entre chacun d'eux, mais aussi avec toutes les parties prenantes font partie, à notre avis, des clefs de la réussite.

Récompenser les prises de responsabilités et les initiatives, accepter de donner du temps pour participer à des instances de décisions, pour tester des livrables ou valider des documents : Le mode projet exige du décideur qu’il prenne ses responsabilités, qu’il participe réellement en donnant des moyens et surtout du temps, en se comportant comme le "capitaine" de l’équipe plutôt que comme un juge au-dessus de la mêlée qui sévira si tout ne se passe comme il l’a décidé.

Cette responsabilité implique pour le manager, dès qu'il accepte de conduire ce projet, d'être assuré qu'il participe à la mission de l'entreprise et qu'il est cohérent avec les autres projets. Ceci devra être souvent rappelé.

Tout cela va dans le sens d’une exigence pour que les objectifs soient atteints et le travail bien vécu : Mettre en place une équipe projet attentive, motivée, coopérante, et … la conserver ainsi tout au long du projet.

Donner du sens, communiquer, écouter, accepter de prendre les problèmes à bras le corps : Tout cela est à compléter par le lecteur … Mais l’expérience nous prouve que la gouvernance d’un projet doit être construite sur ces bases.

Conclusion : Prenons nos chances !

Au monde actuel nous semble bien correspondre les mots suivants : Donner du sens, prévoir, avoir de l'exigence et fixer des limites, saisir ou inventer des opportunités, investir, prendre ses chances, maîtriser, décider, plutôt que décroissance, laisser-aller, abandonner, réagir, ne rien changer.

Le mode projet correspond parfaitement à cela, à condition que les concepts et les méthodes en soient bien connus et appliqués, par des gens responsables.

Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

mailto:Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.